Jak delegować zadania?

Prawdopodobnie każdy z nas zna osobę, która zawsze chce zrobić wszystko sama. Najlepiej, najfajniej, najszybciej, najbardziej kreatywnie. Takie osoby to Zosie Samosie codzienności. I te Zosie Samosie na początku mogą radzić sobie naprawdę super, ale z czasem obowiązków przybywa i przybywa, tym bardziej, że w wielu obszarach sobie dobrze radzimy i się sprawdzamy. I nagle się okazuje, że Zosia Samosia nie działa już tak świetnie i zaniedbuje pierwszy, drugi i kolejny obowiązek. Kiedy Zosia Samosia jest menedżerem, zarządza zespołem, pracuje z ludźmi, ma do wykorzystania narzędzie- broń. Tym narzędziem, które ma mnóstwo zalet; zwiększa wyniki zespołu, podnosi satysfakcję z pracy, pomaga zaoszczędzić czas, jest delegowanie zadań.

Dlaczego nie warto być Zosią Samosią?

Ludzie nie są perfekcyjni, Zosie Samosie też nie. Nie możemy znać się na wszystkim najlepiej i zrobić wszystko tak na 100 %. Czasem ciężko nam uwierzyć, że nie jesteśmy perfekcyjni i stawiamy przed sobą mnóstwo ambitnych zadań, bo przecież jesteśmy ambitnymi ludźmi. A może warto zmienić podejście? I faktycznie zawieszać sobie poprzeczkę wysoko, żeby się nie schylać, kiedy będziemy pod nią przechodzić. Może warto zaufać też komuś innemu, bo zaufanie do siebie jest ważne, ale jeśli mamy zespół to warto też podarować trochę przestrzeni innym.

Co robimy, gdy wybuchnie pożar?

Wyobraź sobie pożar, wokół stoi grupka ludzi. Co będzie bardziej efektywne? Kiedy ustawią się w linii między płomieniami i źródłem wody, i po kolei będą przekazywać sobie wiadro z wodą od osoby najbliżej źródła do osoby najbliżej płomienia? Każdy ma swoje zadanie, jedna osoba nabiera wody, jedna bezpośrednio gasi pożar, cała reszta zajmuje się transportem raz pustego, raz pełnego wiadra. A gdyby każdy chciał być bohaterem, jedno wiaderko, grupa biegających ludzi, którzy o to wiaderko walczą, bo każdy chce być Zosią Samosią i bohatersko pożar zwalczyć. Budynek spłonie, a ludzie wcale nie dojdą do konsensusu.

Każdy ma jakiś talent.

I każdy ma do czegoś predyspozycje. Pracując z ludźmi, warto stworzyć sobie tzw. mapę zespołu, gdzie gromadzimy informacje o tym, kto co najlepiej potrafi, o talentach i np. rolach w zespole. Kto jaką rolę pełni w zespole możemy odkryć np. przez obserwację zadań wykonywanych przez pracowników. Możemy zastosować też różnego rodzaju testy- np. test Balbina- moja rola w zespole. Niektórzy są naturalnymi liderami, inni lubią wymyślać różne koncepcje, a jeszcze inni są świetnymi organizatorami.

Najlepsze co możesz zrobić dla siebie i innych.

To delegowanie zadań. Przekazanie ludziom obowiązków wraz z prawem do podejmowania decyzji i odpowiedzialności. Dajemy drugiej osobie przestrzeń, wolną rękę, szansę. Człowiek może pokazać co potrafi, wykazać się, może zmierzyć się z nowym zadaniem, czuje się doceniony. Dostał zaufanie. Jeśli chodzi o motywację pozafinansową, delegowanie zadań, sprawdza się świetnie. Pracownik czuje się ważny i potrzebny, czuje się częścią czegoś większego, jest częścią firmy.

Dlaczego nie tylko Zosie Samosie niechętnie delegują?

No wiadomo Zosia Samosia zrobi wszystko najlepiej i ufa tylko sobie, bo tylko ona zrobi wszystko jak trzeba. Jest jeszcze kilka powodów, dla których z delegowania rezygnujemy. Może chodzić o problem z komunikacją, często nie potrafimy zakomunikować oczekiwań. Wspominamy, że kiedyś tam powiedzieliśmy pracownikom, żeby przygotowali szczegółowy raport z ostatniego kwartału i oni przynieśli nam po weekendzie książkę na 50 stron. Szczegółowy. No i się wkurzyliśmy, bo chodziło nam o góra 5 stron konkretów. Warto doprecyzować co znaczy dla mnie słowo szczegółowy, tak żeby wszystko było jasne, a raport przygotowany przez ludzi, których o to prosiliśmy, świetnie rezonował z naszymi oczekiwaniami. Inną kwestią jest to, że bardzo dużo myślimy i sobie wyobrażamy,i twierdzimy że wszyscy inni robią swoje, mają swoje zadania do wykonania i nie będziemy zarzucać ich swoimi obowiązkami. Często dzieje się też tak, że nie potrafimy obdarzyć drugą osobę zaufaniem i w nią nie wierzymy. Zastanów się, jakie są Twoje opory, które uruchamiają w Tobie zawahanie w kwestii delegowania zadań.

Jakie pułapki czają się na drodze delegowania zadań?

Z pułapkami już tak jest, czają się jak węże w pomidorach. Na co powinniśmy zwrócić szczególną uwagę, czego unikać, żeby delegowanie było przyjemne? Powinniśmy mieć w sobie radar dobrej, prostej, zrozumiałej komunikacji. Po pierwsze, bardzo rzadko oznajmia się ludziom po co coś robią, a ludzie uwielbiają wiedzieć po co robią to co robią. Ludzie chcą widzieć sens. Po drugie, nie komunikujemy terminów. Jeśli nie osadzamy czegoś w czasie, ludzie nie wiedzą jak mają zorganizować swoją pracę. Ponadto nie komunikujemy też naszych oczekiwań względem efektu wykonania zadania, które komuś powierzamy. Każdy ma swoją mapę, a mapa nie jest terytorium, uwaga jest selektywna, a nasze mózgi różnie filtrują informację i zdanie: „Dokończ dla mnie tę prezentację” wcale nie jest jasne i przejrzyste, bo nie zawiera żadnej instrukcji i 5 osób zrobi to na 5 różnych sposobów, a ostatecznie może okazać się, że chodziło o ten szósty. Warto też stosować się do takiej zasady, która mówi, żeby niechcianych zadań nie podrzucać byle komu, tak samo jak szczeniaczka nie podrzuca się pod opiekę szakalowi. Niedopasowanie wiedzy, kompetencji, umiejętności czy zaangażowania pracownika do konkretnego obowiązku nie przyniesie dobrego rezultatu. Dlatego też naprawdę warto informacje o ludziach gromadzić, żeby móc przygotować dla nich niespodziankę, dać im zadanie, które odrobinę przewyższy ich umiejętności, które będzie wyzwaniem i da szansę się wykazać.

Jak odkluczyć sukces, czyli recepta na delegowanie.

Wiesz już jakie przeszkody mogą stanąć na drodze do delegowania. W takim razie podnosi się teraz takie pytanie, a mianowicie- jak delegować? Jak w akapicie wyżej, powtórzę jeszcze raz- kluczowa jest prosta, przejrzysta komunikacja. Komunikacja ma przypominać równanie 2+2, a nie 16×19+231. Menadżer powinien mieć świadomość różnorodności, każdy pracownik ma swój styl komunikowania, jeden potrzebuje więcej wskazówek, jeden tylko głównego hasła. Rolą menadżera jest zaprojektować komunikat do stylu pracownika dopasowany. Kiedy już menadżer zastanowi się jakie zadania może powierzyć innej osobie, zastanowi się czyje umiejętności najsilniej rezonują z konkretnym obowiązkiem, powinien udać się do wybranej osoby, przekazać jej CO ma zrobić, DLACZEGO właśnie tę osobę wybrał, PO CO pracownik ma podjąć się realizacji zadania, CZEGO oczekuje, JAKI efekt praca ma przynieść. Dodatkowo menadżer ustala termin wykonania konkretnych czynności oraz termin ostateczny całej pracy, zaznacza że będzie monitorował postępy, a także w razie potrzeby w jakimś określonym zakresie posłuży radą. Warto zapytać drugą osobę jak zrozumiała przekazane informacje, może np. krótko sparafrazować otrzymany komunikat. Brak niedomówień pozwoli na skuteczną pracę oraz ograniczy możliwe komplikacje.

Rozdaj małpy swoim właścicielom.

Bo małpy są fajne, ale kiedy jest za dużo wchodzą na głowę i nie da się pracować. Małpy to zadania, które w macierzy Eisenhowera są w ćwiartce nieważne i pilne. Każda małpa ma swojego właściciela, który to powinien doskonale się zwierzątkiem zaopiekować. Im prędzej zarządzisz małpim stadem, im szybciej małpy zwrócisz, tym szybciej będziesz miał więcej czasu dla ich właścicieli. Dlatego zastanów się czy przypadkiem w Twoim stadzie nie ma zbyt wielu cudzych małp.Pomyśl, zbierz wszystkie małpy i te cudze oddaj swoim właścicielom. Sprawne delegowanie pozwoli Ci zacząć świadomie korzystać z czasu, który posiadasz, a Twoje małpki na pewno będą lepiej zaopiekowane.

Źródła:
Ken Blanchard, William Oncken Jr., Jednominutowy Menedżer spotyka małpę, MT Biznes
Anna Gucwa, Delegowanie zadań- e-book.