Obieg dokumentacji w podmiotach publicznych oraz rejestracja i obsługa spraw w oparciu o wykaz akt (EZD, system tradycyjny)
Szkolenie przygotowuje do prawidłowego stosowania przepisów kancelaryjnych i archiwalnych w obsłudze dokumentacji i spraw w podmiocie publicznym zarówno w zakresie dokumentowania elektronicznego, jak i papierowego.
Czego się nauczysz?
- Jak organizować obieg dokumentacji;
- Jak nadzorować przestrzeganie przepisów instrukcji kancelaryjnej;
- Jak przyjmować i rejestrować przesyłki przychodzące;
- Jak przekazywać i dekretować przesyłki przychodzące;
- Jak dokumentować przebieg załatwiania spraw;
- Jak tworzyć pisma wychodzące i wewnętrzne;
- Jak wysyłać pisma poza podmiot;
- Jak funkcjonują współczesne systemy kancelaryjne;
- Jak dokonywać zmian w JRWA.
- Jak rejestrować sprawy i grupować dokumentację w oparciu o JRWA.
Dla kogo jest to szkolenie?
Szkolenie skierowane jest dla urzędników obsługujących sprawy i pisma, archiwistów, koordynatorów czynności kancelaryjnych oraz sekretarzy chcących zaktualizować wiedzę z zakresu rejestracji i obsługi spraw elektronicznych i papierowych oraz obiegu dokumentacji w ramach elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) i w systemie tradycyjnym.
Dzień I
1. Stan prawny w zakresie postępowania z dokumentacją.
2. Organizacja obiegu dokumentacji, nadzór nad przestrzeganiem przepisów instrukcji kancelaryjnej, rola i zadania koordynatorów czynności kancelaryjnych.
3. Pojęcia używane w instrukcji kancelaryjnej.
4. Obowiązujący system kancelaryjny i systemy wykonywania czynności:
- elektroniczne zarządzanie dokumentacją,
- system tradycyjny,
- systemy dziedzinowe,
- wskazywanie podstawowego systemu wykonywania czynności kancelaryjnych oraz wyjątków od niego poprzez wskazywanie klas w JRWA – kazusy.
5. Przyjmowanie i rejestracja przesyłek przychodzących – zasady ogólne.
6. Przyjmowanie przesyłek przychodzących, dostarczonych przez operatora pocztowego lub osobiście, w tym zasady otwierania przesyłek.
7. Obsługa przesyłek przychodzących: w postaci papierowej, na informatycznym nośniku danych, pocztą elektroniczną, na ESP i innymi kanałami komunikacji elektronicznej.
8. Obsługa składów chronologicznych i składów informatycznych nośników danych, w tym zasady wypożyczania lub wycofywania przesyłek.
9. Przekazywanie przesyłek przychodzących przez kancelarię i dekretowanie pism przychodzących, z uwzględnieniem wyjątków.
10. Załatwianie spraw i dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw w modelu tradycyjnym i w modelu EZD oraz współpraca między komórkami organizacyjnymi.
11. Tworzenie pism wychodzących i wewnętrznych, ich akceptacja oraz podpisywanie.
12. Wysyłanie pism poza podmiot, w tym doręczenia elektroniczne.
Dzień II
13. Wprowadzenie do współczesnego zarządzania dokumentacją:
- obowiązek prawny w zakresie dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw oraz ich archiwizacji;
- współczesne systemy kancelaryjne i systemy wykonywania czynności kancelaryjnych;
- pojęcie sprawy, pisma, akt sprawy, dokumentacji nietworzącej akt sprawy oraz teczki aktowej.
14. Jednolity rzeczowy wykaz akt:
- budowa JRWA,
- system dziesiętny w oznaczaniu klas w JRWA,
- na czym polega jednolitość klasyfikacji w JRWA?
- dokonywanie zmian w JRWA,
- ćwiczenia praktyczne
- aspekty prawne i formalne przy wprowadzaniu JRWA i zmian do tego dokumentu (współpraca z archiwami państwowymi).
15. Kwalifikator dokumentacji:
- budowa kwalifikatora
- przykłady współczesnych kwalifikatorów dokumentacji.
16. Rejestracja spraw i grupowanie dokumentacji w oparciu o JRWA:
- budowa znaku sprawy i znaku pisma w oparciu o JRWA;
- rejestracja spraw w ramach klasy z JRWA;
- rejestracja sprawy w ramach wydzielonych grup spraw;
- sposób gromadzenia i przechowywania dokumentacji w oparciu o JRWA;
- różne rodzaje teczek aktowych w systemie tradycyjnym;
- dokumentowanie elektronicznych i papierowych spraw;
- ćwiczenia praktyczne.
Szkolenie zaplanowano w następujących dniach i godzinach:
15.01.2025 r. w godz. 9.00-17.00
16.01.2025 r. w godz. 9.00-17.00
W trakcie szkolenia zapewniamy przerwy kawowe i przerwę lunchową.
Ekspert z zakresu zarządzania dokumentacją tradycyjną i elektroniczną, systemów klasy EZD, archiwistyki, prawa archiwalnego, funkcjonowania archiwów, systemów kancelaryjnych (instrukcji kancelaryjnej, archiwalnej i wykazów akt), informatyzacji administracji publicznej, porządkowania dokumentacji.
Historyk-archiwista, doktor nauk humanistycznych w zakresie historii Uniwersytetu Jagiellońskiego. Doświadczony trener na kursach i szkoleniach kancelaryjnych, archiwalnych oraz specjalistycznych z zakresu funkcjonowania systemów teleinformatycznych klasy EZD (ponad 30 kursów kancelaryjno-archiwalnych oraz ponad 815 szkoleń, około 6980 godzin szkoleniowych). Wykładowca uniwersytecki (UW, UMCS, UJ).
Ekspert, doradca i analityk przy wdrażaniu systemów teleinformatycznych, w szczególności klasy EZD, w podmiotach publicznych oraz ich optymalizacji, a także budowy w tych systemach modułu „archiwum”. Doświadczony praktyk.
Autorka publikacji w naukowych czasopismach archiwalnych i historycznych.
Długoletni pracownik sieci archiwów państwowych, w tym w latach 2009-2014 pierwszy dyrektor Departamentu Kształtowania Narodowego Zasobu Archiwalnego w Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych. Współautorka zasad dla systemu EZD w ramach prac nad rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. oraz szeregu aktów prawnych, m.in. nowelizacji ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z 2015 r. oraz wielu rozporządzeń.
do 16-01-2025 17:00